LAS FUNCIONES DE UN COORDINADOR DE EVENTOS

LAS FUNCIONES DE UN COORDINADOR DE EVENTOS

Las tareas que desempeña un coordinador de eventos son muchas y muy extensas, incluyendo funciones que jamás imaginaste.

Sea cual sea el motivo del evento, ya se trate de un evento privado o de un evento corporativo las tareas a tener en cuenta son las mismas; espacio, aforo, producción, seguridad, catering, iluminación y sonido, entre un largo etcétera.

Podríamos dividir las funciones en los siguientes puntos:

 Planificación estratégica

Para todo plan es necesaria una buena estrategia, siendo la mejor forma mantener una reunión con el cliente e intentar captar de la forma más detallada qué desea transmitir con su evento, ofreciéndole una atención personalizada.

Es decir, saber la estética, los puntos clave y el objetivo que desea lograr, esta será de la única forma de la que nos aseguraremos lograr el éxito deseado.

Tras escuchar al cliente el siguiente paso es analizar y extraer los puntos fuertes para poder aportar ideas a la propuesta y de esta forma dotarla de valor. Por supuesto, este punto no solo incluye escuchar a nuestro cliente, si no estudiar a la competencia, analizar sus estrategias y acciones comunicativas, convirtiéndonos de esta forma en la mano derecha de nuestro cliente.

Organización

Una vez se haya definido la base del proyecto debemos darle forma. Llegados a este punto la función del coordinador es localizar el espacio idóneo, contratación y coordinación de personal, cátering, traslados, cumplimiento de la normativa legal y logísitica, entre otros.

Después de tener controlados todos los puntos necesarios para el desarrollo del evento debemos sincronizar todas las partidas. Por orden de prioridad se deben concretar todos los detalles con los proveedores, asegurándonos del correcto funcionamiento de los equipos técnicos de iluminación y sonido.

Por último, se desarrollará un plan estratégico de comunicación para abordar el evento de la manera más correcta y efectiva.

Análisis post-evento

 Unos de los puntos diferenciales que le podemos ofrecer a nuestro cliente un informe de resultados a través del cual pueda tener conocimiento de los gastos, beneficios, nº asistentes, repercusión, etc.

Las tareas a desempeñar son muchas por este motivo el coordinador de eventos debe reunir determinadas cualidades para realizar sus funciones con éxito.

¿Estás pensando en la contratación de un coordinador de eventos? ¡Contáctanos!