CAUSAS DE CANCELACIÓN DE UN EVENTO

Causas de cancelación

CAUSAS DE CANCELACIÓN DE UN EVENTO

El verano es una de las estaciones más esperadas, y con él llegan los festivales y los conciertos. La realidad es que a pesar de lo que se pueda pensar, las cancelaciones de actuaciones son más frecuentes de lo que podemos imaginar. Las causas de cancelación van desde circunstancias meteorológicas hasta problemas de salud del artista. Nadie está a salvo de estos imprevistos por lo que es imprescindible tener un plan b para que podamos resolver con éxito los contratiempos de última hora.

Los motivos de cancelación pueden venir determinados por diferentes factores:

Incorrecta comunicación entre el cliente y la agencia

En la mayoría de eventos los principales conflictos se deben a la falta de entendimiento o comunicación entre las diferentes partes organizadoras y la agencia. Ocasionando de esta forma entorpecer el correcto desarrollo del evento y retrasando las gestiones pertinentes.

Para solucionar este tipo de altercados es importante ofrecer al cliente una atención cordial, personalizada, cercana, empatizando en todo momento y ofreciendo un valor diferencial tanto en nuestro servicio como en el trato que le ofrezcamos.

Pero sin duda, algo que es imprescindible y que hemos repetido en varias ocasiones es a importancia de determinar los roles de forma correcta en el que cada uno tenga claro su papel, asignando las labores de forma directa de manera que no puedan surgir imprevistos.

 

Elaboración de un planning

Uno de los motivos de que un evento salga bien es la correcta organización del cronograma, cumpliendo los plazos según lo previsto todo fluirá. Dirige cada paso hacia el objetivo marcado y difícilmente te equivocarás. A pesar de ello, siempre nos encontraremos con espacios y situaciones complicadas.

 

Contratiempos climatológicos

Centrar todo el atractivo de un evento en exterior es un fallo garrafal. Ante todo hay que ser realista y saber que siempre hay aunque sea una pequeña posibilidad de que sea en interior. No solo debemos contar con la lluvia como factor de riesgo, sino también con el viento, la niebla, la humedad, el calor o el frío, ya que en ocasiones puede afectar negativamente a la calidad del evento

Siempre que valoremos actividades o espacios exteriores debemos contemplar alternativas en interior que no mermen la calidad del resultado final, de lo contrario será inevitable permanecer en tensión permanente hasta el desarrollo de este.

Tener siempre un plan b

Nadie está a salvo de los imprevistos y cuanto antes lo aceptemos mejor, por lo que debemos prepararnos para todo lo que pueda suceder y ponernos en el peor de los casos. En ocasiones no será suficiente un plan b y habrá que pasar a un plan c o llegado el punto cancelar el evento. En este caso también debemos tener planeado el plan de actuación.

Permisos necesarios para el desarrollo de la actividad

Habitualmente el problema con el que nos encontramos no es con la obtención del permiso o licencia en sí, sino con que no disponemos del plazo necesario para su obtención.

El tiempo es un factor muy importante, nunca vayas a contra reloj o los nervios y la falta de previsión te jugarán una mala pasada.

Modificaciones en el último momento

El personal de eventos debe cumplir ciertos requisitos innegociables, estos son la adaptabilidad, la predisposición, la capacidad de resolución de imprevistos y de permanecer constantemente en estado de alerta.

Siempre pasa algo y debemos adaptarnos a las necesidades de última hora del cliente.

Fallos en el equipo tecnológico

Asegúrate de que todo funciona y de que el material se adapta a todos los dispositivos, nunca te confíes y refuerza el equipo audiovisual para no arriesgarte.

Cotizar partida de imprevistos

Esta partida debe contemplarse siempre en el presupuesto inicial presentado al cliente, en ella se deben desglosar tanto los gastos fijos como los gastos variables.

En prevenir está la clave del éxito.